查证事实报告单
编号：检2025 02 号
被检查部门	广西分公司	检查事项	2025年内控检查
检查时间	2025年3月10日-20日
抽样范围	2024年6月-2025年5月（可延伸）	检查内容	分公司风险管理及内控管理情况

一、综合管理

1. 通过查看分公司声誉风险季度报告及评估台账，发现分公司《XXXX广西分公司关于开展2024年4季度声誉风险评估和舆情管理工作的报告》中提到公司治理维度发生重要人事变动，并汇报了评估结果，但2024年4季度的声誉风险评估台账中未见该事项记录。

制度依据：《XXXXXX公司声誉风险管理办法》（XXXX〔2023〕6XX号）

第二十四条 声誉风险事前评估。各分公司和总部相关部门按季度上报声誉风险评估台账，台账内容应包括本单位（部门）季度内各月开展的声誉风险事前评估计划及执行情况。

2. 通过线上查看分公司公章用印申请，发现在申请团险代理人入职材料公司公章用印时，附件仅上传合同首页图片，未上传完整的用印材料；未见《XX代理人员展业证》的用印申请记录共计5份。

制度依据：《XXXXXX公司印章管理办法》（XXXX〔2020〕5XX号）

1. 用印审批程序。

（一）使用印章时，用印申请经办人须认真详实填写《用印审批表》（附件5），申请合同专用章填写《合同专用章用印审批表》（附件6），申请内设部门印章填写《部门印章用印审批表》（附件7），内容应真实准确，并提交用印材料及相关用印依据材料。

二、培训管理

1. 查阅分公司2024年、2025年培训档案，发现个别培训通知下发时间和开班时间间隔少于3天，如：《关于财务共享平台采购流程推广上线及培训的通知》（分公司会议通知〔2024〕X号）通知2024年9月15日发出，培训9月15日开展；《关于举办2024年素质能力提升培训班的通知》（分公司会议通知〔2024〕X号）通知2024年12月8日发出，培训12月9日开展。

制度依据：《XXXXXX公司教育培训管理办法》（XXXX〔2023〕6XX号）

第二十五条 内部集中培训班组织实施

1. 下发培训通知。一般情况下应至少在开班3个工作日前正式下发培训班通知，通知应明确培训时间、培训地点、参训人员、课程及相关要求等内容，并经人力资源部门会签同意。

2. 培训管理规范性有待加强。一是查阅分公司2024年、2025年培训档案，部分培训未见培训后的评估材料，如：2024年财务共享平台采购流程推广上线及培训、分公司采购相关业务培训、消费者权益保护专题培训等共计8场培训；二是查看2025年合规培训档案（4场培训），也未见培训考试和效果评价资料；三是查看销售行为可回溯管理培训资料，发现部分培训缺少统一的台账记录。

制度依据：1.《XXXXXX公司营销培训管理办法》（XXXX〔2024〕446号）

第二十五条 内部集中培训班组织实施

1. 培训项目总结。主办部门应对培训班的课程、师资、学员、组织安排等情况进行评价和总结，建立培训班档案，并同步做好台账记录。培训班档案包括培训班开班申请审批表（或培训班签报）、外聘师资申请审批表、讲师课酬领签单（附件7）、培训班通知、培训课程表、学员考勤签到表、效果评估表等资料，并于培训结束两周内交人力资源部门备案。上述表单可结合实际进行调整。

第三十条 各类培训活动均应建立并留存培训档案。其中，线下集中培训档案包括但不限于培训台账、培训通知、学员手册、课程表、教材、现场照片、签到表、考试资料、培训评估表及其它与培训管理相关的材料。

2.《XXXXXX公司合规培训实施细则》第23条 "总省应做好合规培训的过程管理，培训结束后应组织考试及培训效果评价"。

三、团险管理

（一）团险代理人管理

1. 通过查看团险代理人日常管理相关资料，发现以下问题：

（1）部分业务代理人员档案信息表未填写或错误填写了签约时间、岗位性质、工作单位及职务、照片等信息，涉及12份档案；

（2）部分代理人签约申请登记表中缺少员工签字、日期、照片，涉及8份档案；

（3）保密协议中甲方签章处缺少签字，涉及5份协议。

（二）团险承保管理

1. 通过抽查25份团险承保档案资料，发现以下问题：

（1）承保档案未按"《团体XX投保单》、《被XX人名单》、《XX计划详细信息表》、《声明》、团体合法身份证明文件、法定代表人（或负责人）/联系人身份证明文件、《XX协议》、呈批件、其他资料、XX回执"的顺序摆放承保资料，涉及9份档案；

（2）部分XX计划详细信息表缺少被XX人人数信息、投保单号等，涉及6份档案；

（3）XX合同送达回执缺少授权办理人签字和日期，涉及4份档案；

（4）被XX人名单页数超过5页以上，但未按要求在最后一页盖章，涉及3份档案。

制度依据：《XXXXXX公司团体XX新契约业务操作规范》（XXXX〔2023〕5XX号）

第八条 《被XX人名单》应加盖投保人印章，印章应与团体XX投保单"投保人盖章"处印章保持一致。若《被XX人名单》在5页以内的，应在每页上加盖投保单位印章；若《被XX人名单》页数为5页以上的，要求在第一页和最后一页加盖投保单位印章，中间页可加盖骑缝章。

第二十四条 省级中心营销人员应按照《团体XX投保单》、《被XX人名单》、《XX计划详细信息表》、《声明》、团体合法身份证明文件、法定代表人（或负责人）/联系人身份证明文件、《XX协议》、呈批件、其他资料、XX回执的顺序摆放承保资料，及时交至分公司运营管理部档案管理人员归档并做好登记。

四、运营管理

1. 保全管理。发现保全资料日期存在涂改、不完整情况，涉及7份保全资料。

制度依据：《XXXXXX公司保全业务管理办法》(XXXX〔2023〕6XX号) 第七条 保全线下服务受理流程（1）办理保全申请时，如需填写XX合同变更申请书的，客户应用蓝黑色、黑色钢笔（墨水笔）或碳素笔在申请书上逐项填写，填写内容不允许涂改。

2. 理赔管理。（1）个银保理赔资料暂收凭证资料内容计数错误，应为32件，实际登记为30件；（2）个银理赔死亡证明、户口页未加盖原件已核章，涉及8份资料；（3）拒付通知书送达相关资料未能有效证明送达情况，涉及3个案件。

制度依据：《XXXXXX公司理赔业务管理办法》（XXXX〔2021〕5XX号）第三十一条 理赔档案作为理赔给付证据应严格保管，不得出现丢失或随意外借，不得出现涂改或内容缺失。

《XXXXXX公司理赔业务管理办法》（XXXX〔2021〕511号）第十五条（二）对于拒绝给付的案件……应在三日内将《理赔拒付通知书》加盖理赔业务专用章后送达申请人。

五、其他管理建议

制度管理方面：

1. 建议根据当地监管要求和分公司新职场搬迁后的管理实际，对《XXXXXX公司广西分公司安全生产检查实施细则（2024年版)》进行修订或废止。
2. 建议对分公司制度进行系统梳理，并对"重大""定期""及时"等用语进行细化具体描述。查阅分公司现行制度62份，部分制度有"定期""重大"描述但未细化具体表述。

制度执行方面：

1. 建议加强分公司重要岗位管理工作。查阅分公司运营部、财务部、市场部岗位说明书填写，发现5个重要岗位的《岗位说明书》"强制轮岗要求"填写不规范。

检查人员：		日期:
复核意见：同意。
复核人员：		日期：
被检查单位（公章）：
检查组长：		年 月 日